كيفية ادارة المخازن ومراقبة المخزون

  • Shrouq Selim

المخزون هو أحد أهم العناصر الرئيسية التي تتكون منها الأصول المتداولة، لذا فإن موضوع قياس تكلفة المخزون و الطريقة التي يتم تطبيقها لمعالجة المخزون تحتاج إلى طريقة مثلى لحساب تكلفــة المنتجات ، وتكلفة المبيعات ، وبالتالي على قياس الدخل والمركز المالي لذا فإن الحاجة الى نظام مراقبة المخزون مهم جداً. 

كيفية ادارة المخازن ومراقبة المخزون

 

إدارة المخزون 

إن مفهوم إدارة المخزون هو مصطلح يدل على كيفية إدارة مخزون أصنافك بشكل يتماشى مع طبيعة نشاطك كما أنها عملية متابعة وتنظيم المنتجات في المدة التي تحددها لذا فمن المهم تحديد أهمية إدارة المخزون وإدارة أصنافك وكيفية الحفاظ عليها وإدارة حسابات مخزونك بشكل صحيح في هذه المدونة سنتعرف على مدى أهمية وكيفية إدارة مخزونك. 

 

مشاكل المخازن  

تكمن بعض مشاكل المخازن في عدة نقاط بسيطة يمكننا توضيحها وهي: 

  • عدم تحديد النقص في وقت مبكر. 

  •  المخزون المتعثر في المستودع. 

  •  الإفراط في المخزون في المخازن و العجز عن بيعه بسرعه .

  •  سرقه الموظف. 

 

عدم تحديد النقص في وقت مبكر 

الأنشطة التجارية دائماً ما تكون بحاجة إلى عدد من الأصناف وتتفاجئ أنها لا تمتلك ما يكفي في المخزون وبحاجة إلى شراء كمية من تلك الأ.صناف ف الحال ولكن يمكن ان يتسبب هذا في إبطاء عملية التوريد ويضعك في حالة عدم تلبية طلب العملاء ويؤدي إلى سوء العلاقات مع العملاء، لذا ينبغي عليك مراجعة المخزون على أساس منتظم للتأكد من وجود المنتج بكميه كافية في فى المخزن. 

 

المخزون المتعثر في المستودع 

مفهوم المخزون المتعثر هو المخزون الموجود منه كمية لا بأس بها ولكن يجب أن يتم بيعها في أقرب وقت لقرب إنتهاء تاريخ صلاحيتها وهذا ما يحدث في معظم الأنشطة التجارية وخصوصاً في أنشطة المواد الغذائية والبقالة والأعلاف وكل ماهو معتمد على تاريخ الصلاحية لذا يجب عليك أن تكون على علم ومتابعة لتلك الأصناف. 

 

الإفراط في المخزون في المخازن و العجز عن بيعه بسرعه 

هذه المشكلة تحدث عندما تفرط في شراء صنف معين لعدم علمك أن لديك من هذا الصنف كمية متوفرة بالمخزن وقد وصلت للحد الأقصى وهذا هى المشكلة الأكثر شيوعا بالنسبة لمعظم الأنشطة والمخازن كما أن التدفق النقدي يأتى من تحريك المخزون فإذا كان النشاط يشتري كمية من الأصناف كمخزون ولا يتم بيعه فإنه يؤدى الى فقدان المال. 

اقرأ أيضا عن :  كيفية ادارة الحسابات فى المخازن

 

سرقه الموظف 

من أسباب مشاكل المخزون والتسبب في خسارته هو سرقة الموظفين الداخليين، سرقة الموظف تؤدي إلى خسائر كبيرة مع مرور الوقت وهذا يأتي من عدم متابعة حركة الموظفين وأيضاً عدم متابعة العمل بشكل يومي وجرد المخزون لذلك لا تلاحظ السرقه عند إعادة فرزها للجرد السنوي. 

 

مشاكل الجرد 

تتعدد مشاكل الجرد والذي يؤثر بشكل عام على حسابات نشاطك أو شركتك وبشكل خاص يؤثر على مخزونك وأرباحك لذا تتمثل مشاكل الجرد في عدة نقاط : 

  • الجرد بإستخدام الكتابه فى الدفاتر مما يعرضها الى الإهلاك أو الضياع.  

  •  إتباع طريقة الإملاء مما يعرضك للخطأ وعدم الدقة . 

  • التعرض لإهلاك الأصناف أثناء عمليات الجرد المتكررة.  

  •  صعوبة الجرد تجعلك تقوم بجرد مخازنك على فترات متباعدة جداً.  

اقرأ أيضا عن نظام الجرد واهميته : ما هو نظام الجرد الدوري والمستمر ؟ واهميته للمخازن

 

أخطاء شائعة في إدارة المخزون 

 

1- تسجيل بعض الأصناف المستديمة كأصناف استهلاكية و العكس أيضاً. 

2- الشطب بالدفاتر المخزنية أو المالية. 

3- عدم قيد قيمة الأصناف المنصرفة بإذن الصرف. 

4- استلام دفاتر مالية أو مخزنيه من المخازن بدون التأكد من سلامتها و سلامة عدد أوراقها. 

5- تلحيق دفتر مالي بدفتر أخر في التحصيل. 

6- عدم إرسال كشوف الجرد إلي مراقبة العهد بالمخازن بعد انتهاء الجرد مباشرة .

كما نرى فإن معظم مشاكل إدارة المخزون والجرد تكمن في إستخدام الأوراق والمخازن والحل الأمثل لهذه المشاكل هو إمتلاك نظام محاسبي يعمل على حل هذه المشاكل لذا نقدم لك اليوم برنامج إدارة المخزون والمخازن والمستودعات Easy Store والذي يمكنك من ربط جميع نقاط البيع من ( مخازن – إدارة – حسابات ) في قاعدة بيانات واحدة مسجلة على جهاز الكمبيوتر مما يجنبها التعرض للإهلاك. 

 

دورة مراقبة المخزون والمستودعات

أهم طرق إدارة المخازن وتطبيقها 

  •  طريقة أوراق العمل . 
  •  طريقة الباركود وبرنامج محاسبة.  

 

 أولاُ : طريقة أوراق العمل  

يتم تطبيق هذه الطريقة يدوياً من خلال الإعتماد على الورقة والقلم، حيث يتم تسجيل حركات البيع والشراء والوارد والمنصرف بالمخازن داخل الأوراق والإعتماد عليها أيضاً في الجرد، كما أنه يتم الإعتماد على تخطيط إدارة المخزون من خلال الأوراق ويتم تحديد كميات الأصناف الأكثر مبيعاً للشراء وكذلك مراجعة الأصناف الأقل مبيعاً ، ولكن أصبح من النادر جداً الاستعانة بهذه الطريقة لادارة المخزون فيما لها من عيوب خطيرة  وهي : 

  •  البطئ الشديد.  

  •  عدم الدقة فى ادارة المخزون.  

  • احتمالية الأخطاء البشرية. 

  • يصبح الأمر صعب جداً مع كبر حجم الإنتاج وزيادة المنتجات والأصناف المخزنية ومع وجود العديد من الفروع.   

 اقرأ ايضا عن ربط المبيعات بالمخزون واهميته 

 

ثانياً : طريقة الباركود وبرنامج محاسبة 

وتعتبر هذه الطريقة من الطرق الأمثل في ادارة المخازن والتي تعتمد بالأساس على الربط بين برنامج محاسبة وبين برنامج الباركود وتعتمد هذه الطريقة على وجود أرقام ملصقة على المنتج وتحتوي هذه الأرقام على سجل تعريفى لكافة خصائص المنتج ويقوم الماسح الضوئى بقراءة الباركود الموجود على المنتج ويغذى برنامج إدارة الحسابات بكافة البيانات الخاصة بالمنتج بما يسمح بالقيام بكافة العمليات الخاصة بادارة المخازن بشكل الى ودون الحاجة للتدخل البشري كعمليات (اضافة الاصناف – صرف الأصناف – ارتجاع الأصناف – التسويات الجردية) وكذلك عمليات الجرد وتقييم المخزون واشعارات الخاصة بالأصناف الأكثر مبيعاً والأصناف الأقل مبيعاً و التقارير والبيانات اللازمة لادارة المخزون. 

 وتعتبر هذه الطريقة من انسب الطرق لادارة المخازن خاصة في ظل التقدم التكنولوجي وزيادة حجم المنتجات والفروع و سرعة الحصول على تقارير في أي لحظة ولاى مدة و تقليل معدلات الخطأ بعدم تدخل العنصر البشرى في ادارة المخازن. 

 

مميزات افضل برنامج حسابات ومخازن Easy Store 

مميزات افضل برنامج حسابات ومخازن

 

1- تسجيل وتكويد الاصناف .

2- إدارة كاملة لعمليات البيع والشراء .  

3- إدارة المخازن وما فيها من تسويات وهوالك. 

4- إدارة العمليات الخاصة بالخزن والبنوك .

5- إدارة عمليات الجرد بشكل يومي ، أسبوعي ، شهري و سنوي. 

6- ادارة الحسابات.  

7- ادارة شئون الموظفين.  

8- ادارة التقارير وطباعتها. 

 

مميزات عامة لبرنامج إدارة المخازن ونقاط البيع Easy Store 

يعد برنامج ايزى ستور من افضل برامج المخازن لإدارة الأنشطة التجارية من خلال عدة مميزات تساعدك على ادارة النشاط التجارى بكل سهولة منها : 

1- اضافة عدد لا نهائى من الأصناف .

2- اضافة المخازن و تحديد المسئول عن كل مخزن. 

3- امكانية التحويل بين المخازن. 

4- تصدير و إستيراد الأصناف من شيت الإكسيل. 

5- استخدام الباركود لجرد المخازن بشكل اسرع .

6- تسوية كميات الأصناف والمنتجات. 

7- إدارة كل من أقسام الحسابات و المبيعات و المشتريات بالتفصيل. 

8- ربط الفروع على قاعدة بيانات واحدة. 

9- البرنامج يعمل بشكل كامل على نظام الدورة المحاسبية. 

10- يقوم البرنامج بدعم ضريبة القيمة المضافة بشكل كامل. 

11- عمل أكثر من 250 تقرير مفصل لمتابعة سير العمل. 

12- عمل ميزان المراجعة و قائمة الدخل و تقرير الربحية. 

13- تحديد صلاحيات المستخدمين على البرنامج على حسب عملهم .

14- عمل فواتير المبيعات و المشتريات .

15- دعم نظام الفواتير الخاصة بضريبة القيمة المضافة. 

16- تسجيل وأرشفة تفاصيل الفواتير والموردين .

17- عرض الأسعار، وإصدار إيصالات وتسجيل المبيعات. 

18- عرض أسعار السلع شاملة .

19- تسجيل قيمة الأصول و رأس المال و قيمة الهالك .

20- تسجيل الخزائن و البنوك و الشيكات و القروض و السلف .

21- دعم حساب القروض البنكية وإدارة نظام الأقساط. 

22- اضافة حسابات وبيانات العملاء و الموردين و المندوبين و الشركات. 

23- إدارة شئون الموظفين حضور و إنصراف و أجازات وغيرها . 

 

كيفية ادارة المخازن ومراقبة المخزون
تعرف على أفضل طريقة لادارة ومراقبة ومراجعة المخازن والمخزون باستخدام أفضل برامج المحاسبة برنامج Easy Store وتعرف على مميزات البرنامج
كيفية ادارة المخازن ومراقبة المخزون
pioneers solutions
كيفية ادارة المخازن ومراقبة المخزون 2022-11-03
شارك معنا برايك وتعليقك على مقالاتنا وخدمتنا

أرسل تعليقك

الزوار شاهدوا أيضاً

مقالات ذات صلة بهذه المقالة