في عالم المحاسبة وإدارة المخزون، يُعتبر الجرد من العمليات الأساسية التي تضمن دقة البيانات المالية وتساعد في اتخاذ قرارات مستنيرة. ولكن، هل تساءلت يومًا عن الفرق بين الجرد الدوري والجرد المستمر؟ في هذا المقال، سنستعرض بالتفصيل هذين النظامين، مميزاتهما، عيوبهما، وكيفية اختيار النظام الأنسب لعملك.
ما هو الجرد؟
الجرد هو عملية حصر وتسجيل كميات وقيم المواد أو البضائع المتوفرة في المخازن، بهدف مطابقة الأرصدة الفعلية مع السجلات المحاسبية او برامج المحاسبة . يساعد الجرد في الكشف عن أي فروقات أو تلاعب، ويضمن دقة التقارير المالية.
أنواع الجرد
تختلف أنواع الجرد المخزني، ويختلف كل نوع وفقاً لطريقة الجرد المستخدمة، الوسائل، وكذلك الفترة الزمنية نفسها، وأبرزهم:
الجرد الدوري: يتم جرد المخزون في نهاية كل عام، أو عندما يتم إعداد قائمة المركز المالي للشركة، والجرد الدوري، يهتم بالجرد الفعلي للمخزون وليس الجرد الدفتري فقط، بمعنى أنه يتم حصر وعدد الكميات الموجودة فعليا بالمخازن وحصرها بالتكلفة.
الجرد المستمر: يتم تسجيل حركة المخزون مع كل عملية إضافة للمخزون (الوارد) وكل عملية خصم من المخزون (الصادر) بحيث يكون رصيد المخزون متأثر لحظيا بكل عملية.
الجرد السنوي: حصر وجرد كافة البضاعة الموجودة في المخازن، ويتم مطابقة تلك البضاعة، بالذي يتم تسجيله في أنظمة ERP
الجرد المفاجئ: وهو الذي يحدث الجرد المفاجئ في أي وقت، ويكون الهدف منه:
- كشف عمليات السرقة واظهار العناصر الفاسدة التي تعمل داخل الشركة أو المؤسسة.
- التأكيد على إن جميع الوارد إلى المخزن والصادر منه مسجل بشكل كامل في أوقاته بالسجل الدفتري.
- يفيد الجرد المفاجئ في التعرف على كمية المخزون.
- مراجعة تاريخ الصلاحية للأصناف الموجودة بالمخزن وكشف التالف منها.
من الممكن ان يكون الجرد شهري وهذا الإجراء يتم عملة في بعض الشركات. وايضا في الاغلب ان يكون الجرد في نهاية العام
وفى جميع الأحوال يتم الجرد من خلال لجنة مكونة من عضو مالي وعضو فني وأمين المخزن الذي يتم الجرد في مخزنة.
ويتم توقيع لجنة الجرد على اذون الصرف لأخذها في الاعتبار عند تقييم المخزون بعد الانتهاء من جرد المخزن
ويتم الجرد على جميع الاصناف الموجودة داخل المخزن وليس أصناف بينها ومن الممكن ان يتم الصرف اثناء الجرد لحاجة العمل لعدم توقف خطوط الإنتاج مثلا على قطعة غيار معينة
الفرق بين الجرد الدوري والمستمر
يتمثل الفرق بين الجرد الدوري والجرد المستمر، في الناحية المحاسبية، وقيود المحاسبة المالية التي يقوم بها المحاسب في دفاتر الشركة باستخدام حساب المشتريات في طريقة الجرد الدوري او حساب المخزون في طريقة الجرد المستمر. ويبدو أن الجرد الدوري هو الأكثر شيوعًا في الوقت الحالي، ورغم أنه أكثر تكلفة ويتطلب الكثير من الوقت والجهد، إلا أنه أكثر شمولاً. كما أن جرد المخازن المستمر يساعد كثيرًا في تخفيف العبء عن لجنة الجرد الدوري،
الفرق بين الجرد الدوري والجرد المستمر
| العنصر | الجرد الدوري | الجرد المستمر |
|---|---|---|
| تحديث السجلات | يتم تحديث السجلات في فترات محددة بعد إجراء الجرد الفعلي. | تُحدث السجلات بشكل مستمر بعد كل عملية بيع أو شراء. |
| الدقة | قد تكون هناك فروقات بين الجرد الفعلي والسجلات بسبب التأخير في التحديث. | يوفر دقة عالية نظرًا للتحديث اللحظي للسجلات. |
| التكلفة | أقل تكلفة نظرًا لعدم الحاجة لأنظمة معقدة. | قد يتطلب استثمارات في أنظمة تقنية متقدمة. |
| الملاءمة | مناسب للشركات الصغيرة أو التي لديها عمليات بيع وشراء محدودة. | مناسب للشركات الكبيرة أو التي لديها عمليات بيع وشراء متكررة. |
مزايا وعيوب كل نظام
مزايا الجرد الدوري
- تكلفة منخفضة: لا يتطلب استثمارات كبيرة في التكنولوجيا.
- سهولة التنفيذ: يمكن تطبيقه دون الحاجة لتدريب مكثف.
عيوب الجرد الدوري
- دقة أقل: قد تحدث فروقات بين السجلات والواقع بسبب التأخير في التحديث.
- تعطيل العمليات: يتطلب إيقاف العمليات التشغيلية أثناء الجرد.
مزايا الجرد المستمر
- دقة عالية: تحديث مستمر للسجلات يضمن مطابقة المخزون الفعلي.
- تحسين إدارة المخزون: يساعد في اتخاذ قرارات مستنيرة بشأن الشراء والتخزين.
عيوب الجرد المستمر
- تكلفة عالية: يتطلب استثمارات في أنظمة تقنية متقدمة.
- تعقيد التنفيذ: يحتاج إلى تدريب وتطوير مستمر للموظفين.
كيفية اختيار النظام المناسب
عند اختيار بين الجرد الدوري والجرد المستمر، يجب مراعاة عدة عوامل:
- حجم الشركة: الشركات الكبيرة قد تستفيد أكثر من الجرد المستمر.
- حجم العمليات: إذا كانت عمليات البيع والشراء متكررة، فقد يكون الجرد المستمر أكثر ملاءمة.
- الميزانية: الجرد الدوري قد يكون خيارًا أفضل للشركات ذات الميزانيات المحدودة.
تطبيقات عملية
تطبيق الجرد الدوري
- الشركات الصغيرة: حيث تكون العمليات محدودة والتكلفة عاملًا مهمًا.
- المتاجر الموسمية: التي لا تحتاج لتحديث مستمر للمخزون.
تطبيق الجرد المستمر
- المستودعات الكبيرة: التي تحتوي على كميات كبيرة من البضائع.
- المتاجر الإلكترونية: حيث تكون العمليات متكررة وتحتاج لتحديث لحظي.
القيود المحاسبية في كل نظام
في نظام الجرد الدوري
- عند الشراء: يتم تسجيل المشتريات دون تحديث المخزون مباشرة.
- عند البيع: لا يتم تسجيل تكلفة البضاعة المباعة إلا عند إجراء الجرد.
في نظام الجرد المستمر
- عند الشراء: يتم تحديث المخزون مباشرة بعد كل عملية شراء.
- عند البيع: تُسجل تكلفة البضاعة المباعة فورًا، مما يضمن دقة في الأرباح.
أمثلة توضيحية
مثال على الجرد الدوري
شركة "ألفا" تقوم بجرد مخزونها في نهاية كل شهر. خلال الشهر، قامت بشراء 100 وحدة وبيع 80 وحدة. عند الجرد، وجدت أن هناك 20 وحدة متبقية، مما يتطابق مع السجلات.
مثال على الجرد المستمر
شركة "بيتا" تستخدم نظام جرد مستمر. بعد كل عملية بيع أو شراء، يتم تحديث السجلات تلقائيًا. هذا يتيح لها معرفة الكميات المتوفرة في أي وقت دون الحاجة لإيقاف العمليات.
تأثير كل نظام على التقارير المالية
- الجرد الدوري: قد يؤدي إلى تأخير في معرفة تكلفة البضاعة المباعة والأرباح حتى يتم إجراء الجرد.
- الجرد المستمر: يوفر معلومات لحظية، مما يساعد في إعداد تقارير مالية دقيقة وفي الوقت المناسب.
برنامج جرد المخازن
يقوم برنامج المخزون بتسهيل عملية الجرد كليا لأن برنامج المخازن يقوم بتخزين كافة البيانات المتعلقة بالبضائع الموجودة في المخازن و مواعيد استلام البضائع و تخزينها و مواعيد ترحيل كميات من البضائع إلى التجار أو المحلات و تفاصيل الكميات و الأسعار و القطع المحلات التجارية تحتاج إليها و خاصة إذا كانت تتعامل بالعملات من ما يسهل عملية الجرد كليا و الانتهاء منها سريعا دون توقف العمل لمدة طويلة ودون الحاجة إللى التفكير في صعوبة عملية الجرد التي تحدث من حين لأخر.
فوائد الجرد السنوي للمخازن
• تعتبر عملية الجرد السنوي للمخزن من الأمور المهمة التي يحرص مديرو الشركة على القيام بها لتجنب تغيير أي موارد في المخازن ولضمان توافر موارد الإنتاج داخل الشركة.
• تسجيل جميع الأمور المتعلقة بالمخزن وموارده في نظام محاسبي خاص الشركة. مع التأكد من توافقه مع الأصول الفعلية الموجودة، مما يجعل توافر الموارد الداخلية للشركة متاحًا وبالتالي انتظام العمل الشركة.
• من المهم أيضًا أن يتم ترقيم جميع الأصناف والمنتجات بالباركود خاصة بها لتجنب التداخل، ويتم تسجيل هذه العمليات في برنامج محاسبة مناسب، مع ضمان توافق ارقام الباركود واعداد الأصناف مع نظامك المحاسبي.
تقارير جرد المخازن
برنامج المخازن ايزي ستور بيقدم ليك كافة تقاريرالجرد اللي تساعدك في ادارة المخزن وكمان تسهل عليك عملية جرد المخازن وادارته بكل سهولة واليك قائمة بأهم التقارير:
-
تقارير عن الأصناف الموجودة بالمخازن بكل الاسعار
-
تقارير جرد الأصناف: جرد عام –جرد صنف معين –جرد كميات معينة
-
تقارير النواقص - تقرير الهالك --تقرير الحد الأقصى - تقرير المواد الخام
-
تقارير الاصناف تحت التسليم - الفواتير تحت التسليم - التحويلات بين المخازن
-
تقارير ميزان البضاعة - تقارير حركة صنف شاملة -حركة صنف - حركة نوع
-
أرصدة الاصناف بالسالب - جرد بالأنواع اجماليات - مقارنة الجرد
-
تقارير حركة جرد لأصناف في تاريخ معين - أذون الخصم والاضافة لكميات الأصناف
-
تقرير اذن صرف مجمع لفواتير خلال فترة - تقارير اذن صرف واستلام أصناف
-
تقرير التحويلات بين المخازن - تقرير عرض أسعار بكل الأصناف - أذون الصرف والإضافة
-
تقارير حركة صنف مجمع للعملاء - تقارير حركة صنف مجمع للمناديب
الأسئلة الشائعة
1- ما هو الجرد الدوري؟
الجرد الدوري هو نظام يتم فيه حصر المخزون في فترات زمنية محددة، مثل نهاية كل شهر أو ربع سنة.
2- ما هو الجرد المستمر؟
الجرد المستمر هو نظام يتم فيه تحديث سجلات المخزون بشكل مستمر بعد كل عملية بيع أو شراء.
3- ما الفرق الرئيسي بين الجرد الدوري والجرد المستمر؟
الجرد الدوري يحدث في فترات محددة، بينما الجرد المستمر يتم تحديثه بعد كل عملية.
4- أي النظامين أفضل للشركات الصغيرة؟
الجرد الدوري قد يكون أكثر ملاءمة للشركات الصغيرة نظرًا لتكلفته المنخفضة وسهولة تنفيذه.
5- هل يمكن استخدام كلا النظامين معًا؟
نعم، بعض الشركات تستخدم مزيجًا
في النهاية، يعتمد اختيار نظام الجرد المناسب على طبيعة وحجم عملك، بالإضافة إلى الموارد المتاحة. فهم الفرق بين الجرد الدوري والجرد المستمر سيساعدك في اتخاذ قرار مستنير ينعكس إيجابًا على كفاءة عملياتك ودقة تقاريرك المالية.
