مع انطلاق التحول الرقمى فى مصر وخصوصا فى انظمة الدفع والتحصيل والسداد فى كافة مجالات الحياة ونظام الشمول المالي الموحد ومع توجه مصلحة الضرائب المصرية الى تحويل كافة خدماتها الى نظام الكتروني شامل وخاصة فى تسجيل الفواتير الإلكترونية وتحصيل الضرائب إلكترونيا لاحقا بشكل تلقائى ومن هنا تأتى أهمية التوقيع الالكتروني .
فأصبح هناك حاجة ضرورية لاستخدام التوقيع الإلكتروني فى إرسال الفواتير والمستندات للشركات والافراد والتأكد من صحتها واعتمادها منعا للتلاعب والتزوير فى الفواتير.وهو أسلوب جديد وآمن ويعد بديل للتوقيع اليدوي حيث يتم الاعتماد عليه في عملية إثبات هوية الممول داخل نظام الفاتورة الالكترونية وذلك لضمان الشفافية والمصداقية في العمليات التجارية والمالية .
لماذا التوقيع الإلكتروني ؟
ويعد التوقيع الإلكتروني من أهم شروط الانضمام والتكامل مع منظومة الضرائب المصرية ؛ ووجود هذا التوقيع على الفواتير يعد الشروط لإثبات صحتها وقبولها، لذا يجب عليك استخراج شهادة التوقيع الإلكتروني والحصول على التوقيع الالكترونى لتتمكن من عملية إصدار الفواتير الإلكترونية.
مزايا الحصول على التوقيع الإلكتروني
هناك العديد من المزايا التي يمكن الحصول عليها من استخدام التوقيع الإلكتروني:- رفع الكفاءة وتوفير الوقت والمجهود لبيئة العمل والانشطة التجارية بالتعامل بفواتير الكترونية .
- توقيع وتوثيق جميع أنواع المعاملات والمستندات والطلبات والمراسلات الإلكترونية عبر الانترنت بدلاً من الانتظار .
- يستخدم فى تأكيد المعاملات المالية للأغراض الشخصية والتجارية والإدارية والمالية.مثل التعاقدات وإصدار الفواتير والعقود.
- صعب اختراقه ولا يمكن تزويره، ولا يمكن التنصل منه فهو خاص بكل ممول وآمن.
- يعمل التوقيع الإلكتروني على تأمين المستندات والبيانات المرسلة من التعديلات أو التلاعب من قبل الآخرين حيث يتمتع بأقصى درجات الحماية والأمان والغطاء القانوني.
- التحقق من هوية الممول والخصوصية حيث يمكن التحقق من صحة التوقيع الإلكتروني والتأكد من أن التوقيع قد تم من قبل الشخص المعني.
- عدم الحاجة إلى الاحتفاظ بنسخ الفواتير الورقية.
- تكلفة اقل فى المصاريف حيث يمكن توفير المصاريف المتعلقة بنقل المستندات الورقية أو التوقيع يدوياً.
أما عيوب التوقيع الإلكتروني
على الرغم من كون التوقيع الإلكتروني في كثير من الأحيان هو الخيار المفضل للحصول على التوقيع وتاكيدا المستندات، فإنه يحمل بعض العيوب التالية:
- التسجيل الذاتى لا يمكن استخدامه في التسجيل الذاتي الفاتورة الالكترونية ولايصلح فى اعتماد الفواتير عند التسجيل الذاتى .
- التعقيد: قد يكون الحصول على التوقيع الإلكتروني معقداً للغاية للأشخاص الذين لا يعرفون كيفية استخدام التكنولوجيا.
- الأمان: يعتمد التوقيع الإلكتروني على أنظمة تشفير قوية، ولكن هناك العديد من المخاطر التي قد تهدد الأمان التي يعتمد عليها التوقيع الإلكتروني، مثل الهجمات الفيروسية والتهديدات الأمنية الأخرى.
- الاعتماد على الإنترنت: للحصول على التوقيع الإلكتروني، يلزم الاعتماد على الإنترنت، وهذا قد يكون مشكلاً في حالة عدم وجود اتصال نسبياً قوي أو متوقف الإنترنت.
- مشكلة التحقق: في بعض الأحيان، قد لا يمكن التحقق بكفاءة من صحة هذا التوقيع الإلكتروني، وهذا يجعله معرضاً للتلاعب والتعديلات وغيرها .
جهاز التوقيع الإلكتروني
أداة التوقيع الإلكتروني هو عبارة عن جهاز يستخدم للحصول على التوقيع الإلكتروني على المستندات الرقمية. ومسجل عليها شهادة رقمية بداخلها الهوية الرقمية للممول وبيانات خاصة به مثل (الرقم القومي، الوظيفة، الصلاحيات، البريد الإلكتروني الرسمي).
ويتم استخدام جهاز التوقيع الإلكتروني عندما يرغب المستخدم في التوقيع على مستند رقمي معتمد من قبل النظام ويعتبر التوقيع الإلكتروني معتمداً قانونياً في العديد من البلدان.
يتم استخدام جهاز التوقيع الإلكتروني عادةً مع برامج المحاسبة الالكترونية التي تسمح للمستخدم للتوقيع على المستندات الرقمية عبر الإنترنت. يمكن لجهاز التوقيع الإلكتروني أن يكون في شكل فلاشة usb ، ويمكن استخدامها مع جهاز الكمبيوتر أو الهاتف الذكي أو أي جهاز آخر يدعم التوقيع الإلكتروني.
ويجب أن يكون جهاز التوقيع الإلكتروني او الختم الالكترونى معتمداً من قبل الحكومة للتأكد من أن التوقيع الإلكتروني هو توقيع قانوني قابل للتدقيق.والذى يمكن الحصول على من احدى الشركات المعتمدة فى مصر ، وبعدها يمكنك ارسال الفواتير تحمل توقيعك الالكترونى.
كيفية إصدار شهادة التوقيع الالكتروني بسهولة ؟
حيث يتطلب استخراج شهادة التوقيع الإلكتروني التوجه إلى إحدى الهيئات المرخصة من هيئة تنمية صناعة تكنولوجيا المعلومات والشركات المصرح لها بالعمل على إصدار وتفعيل التوقيع الالكترونى ، وذلك بعد تجهيز بعض المستندات الضرورية وهي:
- صورة البطاقة الضريبية
- صورة إثبات الشخصية للمدير المسئول
- صور صحيفة الاستثمار أو عقد الشركة
- صورة المستخرج الرسمي للسجل التجاري
يتم تقديم كافة المستندات وملء نموذج طلب اصدار التوقيع الإلكتروني وسداد الرسوم المطلوبة والتأكد من توقيع الطلب من المدير أو ممثل الشركة والتصديق على ذلك بختم البنك
في حاله وجود شخص اخر يجب ان يوجد معه توكيل مذكور التعامل في كل ما يخص التوقيع الإلكتروني من إصداره أو إلغائه واستلام أدواته وكلمة السر والتوقيع نيابة عنه على الأوراق اللازمة.
وفي حالة طلب التوقيع الإلكتروني بالصفة الوظيفية يجب احضار خطاب من جهة العمل ( HR Letter) او تكون الوظيفة مثبتة بالبطاقة الشخصية.
كيفية استخراج التوقيع الالكترونى
قائمة الشركات التى تقدم خدمة إصدار وتفعيل التوقيع الإلكترونى فى مصر :
- شركة فيكسد مصر للحلول الرقمية وأمن المعلومات Fixed Misr
- شركة مصر للمقاصة والإيداع والقيد المركزي MCDR
- شركة الدلتا للأنظمة الإلكترونية El-Delta
- الشركة المصرية لخدمات التوقيع الإلكتروني وتأمين المعلومات Egypt Trust
يمكن الحصول على أسعار التوقيع الالكترونى باقل سعر
من خلال الرابط التالى
https://pioneers-solutions.com/service-digital-seal-digital-signature
أو زيارة إحدى فروع شركة Pioneers Solutions
او التواصل على الارقام التالية
حيث تقدم شركة Pioneers Solutions كافة خدمات الفاتورة الإلكترونية بداية من التسجيل الذاتى على منظومة الضرائب وتفعيل الختم الالكترونى او التوقيع الالكتروني و تكويد الاصناف الخاصة بك بالاضافة برامج المحاسبة وبرنامج الفاتورة الالكترونية التي تدعم ارسال الفواتير الى مصلحة الضرائب بكل سهولة و اعتمادها والتأكد من صحتها
تختلف أجهزة التوقيع الالكتروني وفقًا لـ 3 عوامل:
- حجم الشركة
- عدد الفواتير
- عدد الأجهزة المرتبطة بجهاز التوقيع الالكتروني
ومن أنواع أجهزة التوقيع الالكتروني:
- USBP TOKEN
- PCI HSM
- Network HSM
ما طريقة تفعيل التوقيع الإلكتروني؟
هناك 3 خطوات أساسية لتفعيل التوقيع الالكتروني على جهازك:
- تحميل برنامج E Pass 2003 وقم بتثبيته على الجهاز الخاص بك باتباع هذه الخطوات.
- قم بتركيب جهاز التوقيع الالكتروني المختار.
- قم باستخلاص شهادة التوقيع الالكتروني باتباع الخطوات المذكورة
لماذا تحتاج التوقيع الإلكتروني؟
- مصلحة الضرائب: رفع فواتير على منظومة الفواتير الإلكترونية عن طريق بورتال الضرائب.
- مصلحة الجمارك الشباك الموحد "نافذة": تسجيل الطلبات والشحنات السابقة
- مصلحة التأمينات: سياسات - عقود -إقرارات الحادث
- جميع أنواع الشركات: عقود -طلبات العملاء -اتفاقيات غير معلنة-عقود الخدمة-تأكيدات الطلب
- الخدمات المصرفية والبنوك: طلبات فتح الحساب -إثبات الهوية - اتفاقيات القروض - منتجات التوفير- سياسات - عقود
هل يمكنني الوثوق بمستند او فاتورة يحتوي على توقيع إلكتروني؟
نعم، يمكن الوثوق بمستند او فاتورة الذي يحتوي على توقيع إلكتروني. في العديد من الأحيان، يتم اعتبار التوقيعات الإلكترونية قانونية ومعتبرة في الكثير من الدول. ولكن يجب العلم بأن نظام التوقيعات الإلكترونية قد يختلف من دولة إلى أخرى، وهذا يعني أنه يمكن أن يكون هناك العديد من الاحتياجات والمتطلبات المختلفة للتوقيع الإلكتروني في الدول المختلفة.
وللتأكد من أن التوقيع الإلكتروني قانوني ومعتبر في الدولة التي تعيش فيها، يمكن الاستعانة بمسؤول مختص في هذا المجال أو التحقق من القوانين واللوائح المعمول بها في الدولة التي تعيش فيها.وفى سنة 2004 تم اصدار قانون التوقيع الإلكتروني وقواعد هيئة تنمية صناعة تكنولوجيا المعلومات (ITIDA). فى مصر باعتبار أن أى مستند إلكتروني موقع بتوقيع رقمي صالح ومشابهًا لمستند مادي موقع بتوقيع مكتوب بخط اليد.
من ناحية أخرى ، إذا كان هناك أي مؤشر على تعرض المفتاح الخاص للمستخدم للاختراق او التلاعب (من بين أسباب أخرى) ، فيمكن إبطال الشهادة الرقمية ولا يمكن استخدامها بعد الآن للتوقيع. وفى حالة الشك فى ذلك عليك اعادة استخراج توقيع الكترونى جديد وايقاف القديم .
ما نوع الشركات التي تستخدم التوقيع الإلكتروني؟
تم اعتماد التوقيع الرقمي من قبل العديد من المؤسسات والشركات في القطاعين العام والخاص ، مثل المالية أو الرعاية الصحية أو القانونية. وحسب القوانين فى كل بلد التى تنظم استخدامه.يمكن للعديد من الشركات والمؤسسات من جميع الأنواع والأحجام استخدام التوقيع الإلكتروني.
في العديد من الأحيان، يتم استخدام التوقيعات الإلكترونية في العديد من الإجراءات الرسمية والعقود والوثائق التي تتطلب توقيع مسؤول معين.حيث تطمح الكثير من الشركات إلى تحقيق نموذج الكتروني بدون اوراق ، والذي سيتيح لها الحفاظ على البيئة بشكل أفضل وتوفير التكاليف وتنظيم المستندات بشكل أكثر فاعلية.
يمكن للعديد من الشركات التي تعمل في المجالات التالية استخدام التوقيعات الإلكترونية:
- الشركات التجارية والصناعية: يمكن للعديد من الشركات التجارية والصناعية استخدام التوقيعات الإلكترونية للتعامل مع العقود والوثائق الرسمية الأخرى.
- الشركات المالية: يمكن للشركات المالية مثل البنوك وشركات التأمين استخدام التوقيعات الإلكترونية في العديد من العمليات المالية والإجراءات الرسمية.
- الشركات الحكومية: يمكن للشركات الحكومية استخدام التوقيعات الإلكترونية للتعامل مع العقود والوثائق الرسمية الأخرى.
- المؤسسات التجارية الخاصة: يمكن للعديد من المؤسسات الخاصة مثل المستشفيات والمدارس استخدام التوقيعات الإلكترونية في العديد من الإجراءات الرسمية والعقود والوثائق التي تتطلب توقيع مسؤول معين.
- الشركات الفنية والهندسية: يمكن للعديد من الشركات الفنية والهندسية استخدام التوقيعات الإلكترونية للتعامل مع العقود والوثائق الرسمية الأخرى.
- الشركات المتعلقة بالسلع الرئيسية: يمكن للعديد من الشركات المتعلقة بالسلع الرئيسية مثل الشركات العقارية وشركات التأمين استخدام التوقيعات الإلكترونية في العديد من العمليات المالية والإجراءات الرسمية.
- الشركات المتعلقة بالتسويق والعلاقات العامة: يمكن للعديد من الشركات المتعلقة بالتسويق والعلاقات العامة استخدام التوقيعات الإلكترونية للتعامل مع العقود والوثائق الرسمية الأخرى.
هذا مجرد نموذج لبعض الشركات والمؤسسات التي قد تستخدم التوقيعات الإلكترونية، ولكن في الواقع يمكن لأي شركة أو مؤسسة استخدام التوقيعات الإلكترونية من حيث النوع والحجم، تبعا للمتطلبات التي تحتاج منها.
هل يمكن استخدام التوقيع الالكتروني في التسجيل الذاتي ؟
لا يمكن استخدام التوقيع الالكتروني فى التسجيل الذاتى على الإنترنت ويجب عليك الحصول على الختم الالكتروني لاستكمال عملية التسجيل الذاتي
تعرف على كيفية التسجيل الذاتى من هنا
https://pioneers-solutions.com/blog-self-registration-on-electronic-invoice-system
ما أنواع التوقيع الإلكتروني؟
هناك عدة أنواع للتوقيع الإلكتروني تختلف بحسب درجة موثوقيتها القانونية، تبعًا لدرجة أمان التوقيع وارتباطه بصاحبه بشكل قاطع.
وتنقسم هذه الأنواع إلى:
- توقيع الكتروني بسيط
- توقيع إلكتروني متقدم
- توقيع إلكتروني مؤهل
والتوقيع الالكترونى المؤهل هو الذي يعتمد به في الفواتير الإلكترونية، ويتم إنشاؤه تلقائيًا بواسطة جهاز خاص بالتوقيع الإلكتروني،
كم سعر جهاز التوقيع الإلكتروني ؟
ياتى جهاز التوقيع الالكترونى التوكن بتكلفة او مجانا مع شهادة التوقيع الالكترونى (تختلف التكلفة والأسعار من شركة لشركة أخرى) .
تعرف على أسعار التوقيع الالكترونى من هنا
https://pioneers-solutions.com/service-digital-seal-digital-signature
