ما هو الختم الإلكتروني ؟
الختم الإلكتروني هو عبارة عن توقيع إلكتروني يستخدم في الفواتير الإلكترونية للتأكيد على صحة الفاتورة والمعلومات الموجودة فيها. يتم التوقيع على الفاتورة عن طريق استخدام مفتاح خاص ويمكن التحقق من صحة التوقيع من خلال استخدام المفتاح العام الذي يستخدم للتحقق من التوقيعات الإلكترونية. والختم الإلكتروني عبارة عن بيانات في شكل إلكتروني يتم إرفاقها أو ربطها منطقيًا ببيانات أخرى في شكل إلكتروني لضمان أصل ومصداقية البيانات وسلامتها وعدم التلاعب بها .
ويعتبر الختم الإلكتروني هو المكافئ والتطور لختم الشركة المطاطي. حيث يعتبر دليلاً على عدم العبث بالبيانات أو النظام أو الفواتير وصحتها .
كما يمكن استخدام الختم الإلكتروني في مجالات متعددة مثل التجارة الإلكترونية، والتعاملات المالية، والتأمين، والحكومة.ويعتبر الختم الإلكتروني من أدوات التأمين الرقمي المهمة للتأكد من صحة المعلومات والتعاملات الإلكترونية وإحدى أدوات نحو التحول الرقمي في أنظمة مؤسسات الدولة الحكومية.
ويأتي زيادة استخدام الختم الالكتروني في الفترة احتياج الشركات والمنشآت التجارية الى التوقيع على الفواتير الإلكترونية قبل إرسالها الى مصلحة الضرائب المصرية.
وغالبًا ما تحتاج المنظمات إلى توقيع المستندات ككيان قانوني بدلاً من توقيع شخص فردي. حيث تحتاج المستندات التي ترسلها المؤسسات عبر الإنترنت إلى المصداقية والنزاهة ، وذلك لأسباب تتعلق بالامتثال ولضمان الثقة في العلامة التجارية للشركة.
ومن أجل هذا الغرض ، قد تكون الأختام الإلكترونية بمثابة دليل على أن مستندًا إلكترونيًا أصدره شخص اعتباري ، مما يضمن التأكد من أصل المستند وسلامته. ومع ذلك ، في جميع أنحاء الاتحاد الأوروبي ، عندما تتطلب معاملة ما ختمًا إلكترونيًا معتمدا من شخص اعتباري ، فإن التوقيع الإلكتروني المعتمد من الممثل المعتمد للشخص الاعتباري مقبول أيضًا.
هل يمكن تفويض أكثر من شخص لاستخدام الختم الإلكتروني؟
تتيح منظومة الفاتورة الإلكترونية تفويض أكثر من شخص لاستخدام الختم الإلكتروني من دون حد أقصى لعدد الأشخاص المفوضين بالتوقيع باسم الشركة، وذلك حسب حاجة الشركة وسعة الأجهزة المستخدمة.
ما هي الآثار القانونية للختم الإلكتروني؟
الختم الإلكتروني – مثل التوقيع الإلكتروني يأتي في شكل ختم إلكتروني متقدم أو معتمد. الختم الإلكتروني المعتمد ملزم قانونًا ومعترف به في جميع أنحاء مصر والشرق الأوسط وأفريقيا.
في العديد من البلدان، يعتبر الختم الإلكتروني معترفاً قانونياً في المعاملات الرسمية والحكومية، ويعد من الأدوات الرقمية التي تساعد في تأمين المعلومات والتعاملات الإلكترونية.
مع ذلك، يجب ملاحظة أن القانون الخاص بالختم الإلكتروني قد يختلف بين البلدان، ويجب التحقق من القوانين المعمول بها في البلد المعني للتأكد من الآثار القانونية للختم الإلكتروني.
مميزات الختم الالكتروني
يعد الختم الإلكتروني من أدوات التأمين الرقمي المهمة وله العديد من المميزات التالية:
- الإستخدام السريع: يمكن التوقيع على كمية كبيرة من المستندات نيابة عن شركتك (مثل الفواتير أو الكشوف) في أي مكان وفي أي وقت، مما يساعد على تسريع العمليات وتخفيف الضغط على المستخدمين.
- الأمان: يعتبر الختم الإلكتروني أقوى من التوقيع الإلكتروني فهو مخصص للشركات التجارية ويمكن استخدامه لاكثر من شخص فى نفس المكان ، ويتطلب استخدام مفتاح خاص للتوقيع، ويمكن التحقق من صحة التوقيع من خلال استخدام المفتاح العام الذي يستخدم للتحقق من التوقيعات الإلكترونية.
- التأكيد القانوني: يعتبر الختم الإلكتروني معترفاً قانونياً في العديد من البلدان العربية ومصر، مما يعني أنه يمكن اعتماده في المعاملات الرسمية والحكومية.
- الدقة : يتيح الختم الإلكتروني التحقق من صحة المعلومات الموجودة في الوثيقة الإلكترونية، ويساعد على التأكد من أن الوثيقة الإلكترونية غير معدلة أو متغيرة بعد التوقيع عليها.
- متوفر: يمكن الوصول إلى الختم الإلكتروني عبر الإنترنت من أي مكان، وهو متاح للمستخدمين في أي وقت، مما يساعد على تسريع العمليات وتخفيف الضغط على المستخدمين.
- المرونة: يمكن التعديل على الوثائق الإلكترونية الموجودة قبل التوقيع عليها، مما يساعد على التأكد من صحة المعلومات الموجودة في الوثيقة الإلكترونية قبل التوقيع عليها.
- الاستخدامات المتعددة: يمكن استخدام الختم الإلكتروني في العديد من المجالات، مثل التجارة الإلكترونية، والتعاملات المالية، والتأمين، والحكومة والفواتير الالكترونية .
عيوب الختم الالكتروني
كما يحمل الختم الإلكتروني العديد من المميزات، فإنه يحمل أيضاً بعض العيوب التالية:
- الاعتماد على الإنترنت: يتطلب استخدام الختم الإلكتروني الوصول إلى الإنترنت، وقد يكون الوصول إلى الإنترنت معطلاً في بعض الأحيان، مما يعني أنه لا يمكن التوقيع على الوثائق الإلكترونية في هذه الأحيان.
- الحاجة إلى التدريب: قد يتطلب استخدام الختم الإلكتروني تدريباً مسبقاً، وقد يكون ذلك معقداً للمستخدمين الجدد، ويمكن أن يأخذ وقتاً كثيراً للتعلم كيفية استخدام الختم الإلكتروني.
- المخاطر الأمنية: قد يكون هناك مخاطر للهجمات الأمنية على الختم الإلكتروني، وقد يتم تهديد الخصوصية والأمان الخاص بالمعلومات الموجودة في الوثائق الإلكترونية الموجودة. لذلك يجب التحقق من أن الختم الإلكتروني المستخدم من شركة معتمدة ويتوفر عليه الحماية اللازمة من الهجمات الأمنية.
- التكلفة: قد يكلف استخدام الختم الإلكتروني في بعض الأحيان، ويمكن أن يكون هذا التكلفة معقدة للمستخدمين الذين يرغبون في استخدام الختم الإلكتروني لمدة طويلة.
- الحد الأقصى للوثائق المتاحة للختم: قد يكون هناك حدود في الحجم الأقصى للوثائق التي يمكن توقيعها باستخدام الختم الإلكتروني، ويمكن أن يتعين على المستخدمين تقسيم الوثائق الكبيرة إلى أقسام أصغر ليتمكنوا من التوقيع عليها.
- الاعتماد على الجهاز الرقمي: يتطلب استخدام الختم الإلكتروني كما يتطلب التوقيع الإلكتروني الاعتماد على الجهاز الرقمي المستخدم، وقد يكون هذا مشكلة في حالة فشل الجهاز الرقمي أو عدم وجود الوصول إليه.
- عدم القابلية للتعديل: في بعض الأحيان ، قد يكون من الصعب تعديل الوثائق التي تم التوقيع عليها باستخدام الختم الإلكتروني، مما قد يؤدي إلى العديد من المشاكل في حالة الحاجة إلى التعديل عليها لاحقا.
- عدم التعامل مع الوثائق التقليدية: قد يكون من الصعب التعامل مع الوثائق التقليدية مثل الوثائق المطبوعة والمكتوبة يدوياً مع الختم الإلكتروني، ويجب التعامل مع هذه الوثائق بشكل الكترونى مرة أخرى
استخدامات الختم الالكتروني
يمكن استخدام الختم الإلكتروني في العديد من المجالات والتعاملات المالية للانشطة التجارية ، بما في ذلك:
- التجارة الإلكترونية: يمكن استخدام الختم الإلكتروني للتوقيع على العقود والوثائق الإلكترونية الأخرى المتعلقة بعمليات التجارة الإلكترونية، مثل الفواتير والعقود التجارية.
- التعاملات المالية: يمكن استخدام الختم الإلكتروني للتوقيع على العقود والوثائق الإلكترونية المتعلقة بالتعاملات المالية، مثل العقود المالية والعقود العقارية.
- التأمين: يمكن استخدام الختم الإلكتروني للتوقيع على العقود والوثائق الإلكترونية المتعلقة بالتأمين، مثل عقود التأمين الصحي وعقود التأمين المالي.
- الحكومة: يمكن استخدام الختم الإلكتروني للتوقيع على العقود والوثائق الإلكترونية المتعلقة بالحكومة، مثل العقود الحكومية والعقود العمل الحكومي وارسال الفواتير الإلكترونية لمصلحة الضرائب .
- التعليم: يمكن استخدام الختم الإلكتروني فى المنشئات التعليمية للتوقيع على العقود والوثائق الإلكترونية المتعلقة بالتعليم، مثل العقود الدراسية والعقود العمل التعليمي والفواتير .
- التسجيل: يمكن استخدام الختم الإلكتروني للتوقيع على العقود والوثائق الإلكترونية المتعلقة بالتسجيل، مثل عقود العضوية وعقود التسجيل.
- الفواتير والايصالات الإلكترونية : شركة ترسل فواتير إلكترونية لعملائها.
- الكشوف الإلكترونية : موقع للخدمات المصرفية عبر الإنترنت يتيح للمستخدمين تنزيل كشوفات حساباتهم الإلكترونية.
كيف يعمل الختم الإلكتروني؟
يعمل الختم الإلكتروني كدليل على أن المستند الإلكتروني قد تم توقيعه من قبل شخص اعتباري.
من الناحية الفنية ، الختم يتوافق مع التوقيع الالكترونى ؛ من الناحية القانونية ، فهو يمثل سلامة وصحة إثبات مصدر البيانات.
الختم الإلكتروني هو نوع من ختم الشركة الإلكتروني. يمكن أيضًا إنشاء الأختام الإلكترونية بواسطة أنظمة تكنولوجيا المعلومات ، وبالتالي فهي أداة فعالة لدعم المعاملات الإلكترونية الآمنة.
تتضمن سيناريوهات التطبيق الممكنة البريد الإلكتروني وطوابع الإيصالات الإلكترونية والأختام على الشهادات والمصادقات أو الأختام للفواتير الجماعية.
الفرق بين الختم والتوقيع الإلكترونى ؟
الختم الإلكتروني والتوقيع الإلكتروني هما مصطلحان يطلقان على عملية التوقيع على الوثائق الإلكترونية للتأكيد على صحتها. لكن هناك بعض الفروق الرئيسية بين الختم الإلكتروني والتوقيع الإلكتروني:
- الختم الإلكتروني يعتبر أكثر تأكيداً وأقوى من التوقيع الإلكتروني، حيث يتم التأكد من صحة التوقيع عبر استخدام مفتاح عام للتحقق من التوقيعات الإلكترونية. في حين يعتمد التوقيع الإلكتروني فقط على التأكيد الرقمي الذي يتم التوقيع عليه.
- الختم الإلكتروني يستخدم عادة للتأكيد على صحة المعلومات الموجودة في الوثائق الرسمية والحكومية، وللتأكيد على المعاملات المالية الخاصة. في حين يعتمد التوقيع الإلكتروني على توقيع الوثائق الإلكترونية العامة.
- يتم إصدار الختم الإلكتروني من قبل الجهات الرسمية والحكومية، في حين يمكن لأي شخص أو مؤسسة إصدار التوقيع الإلكتروني.
- الختم الإلكتروني يتطلب استخدام مفتاح خاص للتوقيع، ويتم التحقق من صحة التوقيع عبر استخدام المفتاح العام. في حين يتطلب التوقيع الإلكتروني استخدام معلمات التوقيع الإلكترونية الخاصة بالمستخدم، وهي معلمات يمكن التحقق منها من خلال استخدام كلمة المرور الخاصة بالمستخدم.
- يمكن استخدام الختم الإلكتروني في العديد من المجالات، مثل التجارة الإلكترونية، والتعاملات المالية، والتأمين، والحكومة. في حين يعتمد التوقيع الإلكتروني على التوقيع الإلكتروني للوثائق الإلكترونية العامة.
- الختم مربوط برقم التسجيل الضريبي للمنشأة أو الممول. (أعم وأشمل ولكنه أغلى في السعر واسم الشركة هو اللي بيظهر علي الفواتير)
- التوقيع مربوط برقم قومي للمفوض عن الممول أو المنشأة.(مربوط بالمفوض فقط وإسمه هو اللي بيظهر في التوقيع على الفواتير مش اسم الشركة)
- التوقيع الإلكتروني ولا يستخدم إلا على البورتال الخاص بمصلحة الضرائب لإصدار الفواتير خلال الفترة التجريبية، ولا يحتاج سوى الرقم القومي للمفوض لتسجيله.
والختم الإلكتروني يستخدم في حالتين إصدار الفواتير من البورتال بمصلحة الضرائب أو من خلال نظام ERP مرتبط بالمصلحة، ويلزم لإصداره رقم التسجيل الضريبي.
كيفية استخراج الختم الالكترونى
قائمة الشركات التى تقدم خدمة إصدار وتفعيل الختم الإلكترونى فى مصر :
- شركة فيكسد مصر للحلول الرقمية وأمن المعلومات Fixed Misr
- شركة مصر للمقاصة والإيداع والقيد المركزي MCDR
- شركة الدلتا للأنظمة الإلكترونية El-Delta
- الشركة المصرية لخدمات التوقيع الإلكتروني وتأمين المعلومات Egypt Trust
يمكن الحصول على أسعار الختم الالكترونى باقل سعر
من خلال الرابط التالى
https://pioneers-solutions.com/service-digital-seal-digital-signature
أو زيارة إحدى فروع شركة Pioneers Solutions
او التواصل على الارقام التالية
