شارك الصفحة
دليل إعداد وتهيئة Easy Store
إعدادات برنامج الحسابات والمخازن Easy Store: اضبط النظام قبل أول فاتورة
شرح عملي لضبط الصلاحيات، البيانات، النسخ الاحتياطي، النقدية، الشحن، البريد وSMS، مع ربط كل إعداد بالنتيجة التي يحتاجها صاحب المحل أو الشركة.
ابدأ الإعداد الصحيح تواصل واتسابالهدف من الإعداد
بيانات دقيقة + موظف بصلاحيات مناسبة
ثم تقارير أوضح وقرارات أسرع
الإجابة السريعة:
تبدأ إعدادات Easy Store بتحديد بيانات النشاط والمستخدمين والصلاحيات، ثم ضبط قاعدة البيانات والنسخ الاحتياطي، وإعداد النقدية والشحن والرسائل. بعد ذلك تربط الإعدادات بقوائم الأصناف والمخازن والمشتريات والمبيعات والتقارير. بهذه الخطوات يعمل كل موظف في نطاقه، وتحافظ على بياناتك وتقرأ نتائج نشاطك بثقة.
ما الذي تجهزه قبل ضبط برنامج الحسابات والمخازن؟
إعداد البرنامج ليس مجرد فتح القوائم وإخفاء بعضها؛ هو ترجمة لطريقة عمل النشاط داخل النظام. قبل البدء، اكتب أسماء الفروع والمخازن، المستخدمين، طرق الدفع، وحدات البيع، سياسات الخصم والمرتجع، وأسلوب النسخ الاحتياطي.
بيانات النشاط
اسم النشاط، الفروع، المخازن، الخزائن، العملة وبيانات الفواتير.
فريق العمل
من يبيع؟ من يشتري؟ من يعتمد الخصم؟ ومن يراجع التقارير؟
حماية البيانات
مكان قاعدة البيانات، جدول النسخ الاحتياطي، ومن يملك صلاحية الاسترجاع.
1. تحديد صلاحيات المستخدم أو الموظف
تسمح لك هذه القائمة بتحديد القوائم والشاشات التي تظهر لكل مستخدم، وما يمكنه الإضافة أو التعديل أو الحذف أو الاطلاع عليه. لا يحتاج الكاشير إلى صلاحيات تعديل التكلفة أو حذف فواتير قديمة، كما لا يحتاج موظف المخزن إلى الاطلاع على كل الحسابات.
أفضل ممارسة: أنشئ صلاحيات حسب الوظيفة، وليس حسب اسم الشخص فقط. راجعها عند تغيير الموظف أو انتقاله إلى فرع آخر.
2. الإعدادات العامة للبرنامج
تتحكم الإعدادات العامة في الخصائص والقوائم التي تظهر داخل البرنامج، وطريقة عرض بعض الشاشات، وبعض الخيارات التي تؤثر في دورة البيع والحسابات. اضبطها وفق سياسة نشاطك قبل إدخال بيانات كثيرة حتى لا تضطر إلى إعادة العمل.
بعد ذلك راجع قائمة الأصناف، وحدد الوحدات والأسعار والباركود، ثم انتقل إلى إعداد المخازن.
3. إعداد قاعدة البيانات والنسخ الاحتياطي
قاعدة البيانات تحفظ العمليات الحسابية، المبيعات، المشتريات، الجرد، الأصناف، العملاء، الموردين، البنوك، الشيكات والمديونيات. من هذه القائمة تستطيع إنشاء قاعدة جديدة، أو عمل نسخة احتياطية، أو استرجاع بيانات من نسخة سابقة.
تنبيه: لا تنشئ قاعدة جديدة أو تحذف بيانات قبل التأكد من النسخة الاحتياطية واسم القاعدة التي تعمل عليها. احتفظ بنسخ دورية في مكان آمن وبأسماء تتضمن التاريخ.
إذا كان لديك أكثر من مخزن، راجع شرح المخازن في Easy Store، وتأكد من أن التحويلات والجرد تسجل على المخزن الصحيح.
4. تجميع النقدية وإدارة الشحن والأسعار
يساعد إعداد تجميع النقدية على تنظيم حركة الأموال الناتجة عن عمليات البيع والتحصيل، ومعرفة ما تم تحصيله وما يحتاج إلى مراجعة. اربط كل مستخدم أو كاشير بالخزينة أو طريقة الدفع المناسبة، ثم راجع الفروقات في نهاية الوردية.
لا تخلط بين البيع والتحصيل: الفاتورة توضح عملية البيع، أما الخزينة فتوضح حركة النقدية وطرق الدفع. مراجعة الاثنين معًا تكشف الأخطاء أسرع.
اضبط أسعار البيع وسياسات الشحن بما يناسب نشاطك، وراجع تأثير الخصومات والتوصيل على هامش الربح. يمكنك الرجوع إلى شرح إدارة المبيعات وإدارة المشتريات حتى تظل تكلفة الصنف وسعره محدثين.
5. إعداد البريد الإلكتروني وSMS للعملاء
تتيح إعدادات البريد الإلكتروني وSMS تجهيز قنوات التواصل مع العملاء، وإرسال التنبيهات أو الرسائل المرتبطة بالعمليات التي يدعمها النظام. استخدمها وفق سياسة واضحة، وتأكد من صحة بيانات الاتصال قبل الإرسال.
إعداد إرسال رسائل SMS للعملاء
عند وجود أقساط أو دفعات مستحقة، يمكن إعداد رسائل تنبيه للعميل بموعد الاستحقاق وقيمة المبلغ أو أي عملية تحتاج إلى متابعة، وفق إعدادات النظام والبيانات المدخلة.
6. شروحات البرنامج بالفيديو والدعم الفني
بعد ضبط الإعدادات، استخدم شروحات البرنامج للرجوع إلى طريقة تشغيل كل قائمة. وجود شرح واضح يقلل أخطاء الموظفين ويسرّع تدريب المستخدم الجديد.
عند وجود مشكلة، جهز اسم القاعدة، إصدار البرنامج، وصف الخطأ ووقت حدوثه قبل التواصل مع الدعم. هذه التفاصيل تساعد الفريق على الوصول للحل بسرعة.
يمكن أن يقدم فريق الدعم الفني المساعدة عن بُعد في الحالات الطارئة عبر أدوات الدعم المناسبة، بعد موافقة صاحب النشاط.
جاهز تضبط برنامج الحسابات على طريقة شغلك؟
اتصل بنا أو أرسل رسالة واتساب، واذكر نوع نشاطك وعدد المستخدمين والفروع والمخازن، وسيساعدك فريق Easy Store في اختيار الإعدادات والنسخة المناسبة وشرح الخطوة التالية.
اتصال: 01021990215 واتساب: 01021990215أسئلة شائعة عن إعدادات Easy Store
ما أول إعداد يجب ضبطه في برنامج الحسابات؟
ابدأ ببيانات النشاط والفروع والمخازن والمستخدمين، ثم حدد الصلاحيات وأنشئ نسخة احتياطية قبل إدخال حجم كبير من البيانات.
هل يمكن إخفاء بعض القوائم عن الكاشير؟
نعم، استخدم صلاحيات المستخدمين لإظهار القوائم التي يحتاجها الموظف فقط، مع منع الوصول إلى الوظائف الحساسة حسب سياسة نشاطك.
لماذا النسخ الاحتياطي مهم؟
لأنه يتيح استرجاع بيانات المبيعات والمخزون والحسابات عند حدوث عطل أو خطأ أو الحاجة إلى نقل البيانات. اجعل النسخ دوريًا واحتفظ بأكثر من نسخة.
هل إعداد البرنامج يختلف من نشاط إلى آخر؟
نعم. إعدادات محل التجزئة تختلف عن نشاط الجملة أو الصيانة أو الفروع المتعددة؛ لذلك ابدأ من دورة عملك الفعلية وعدد المستخدمين والمخازن.
كيف أطلب شرحًا أو نسخة مناسبة من Easy Store؟
اتصل على 01021990215 أو أرسل رسالة واتساب، واذكر نشاطك وعدد الفروع والمستخدمين، ليتم توجيهك إلى الإعدادات والنسخة المناسبة.
اترك تعليقك
التعليقات يمكنك الان التواصل معنا