شارك الصفحة
محتويات المقال
ما هي الفاتورة الإلكترونية؟ وهل تختلف عن فاتورة البيع المطبوعة؟
الفاتورة الإلكترونية مستند بيع يُنشأ ويُحفظ ويُتداول بصيغة رقمية، ويحتوي على بيانات البائع والمشتري والأصناف والقيم والضرائب. أما طباعة فاتورة من برنامج حسابات فلا تعني وحدها أنها فاتورة إلكترونية ضريبية معتمدة؛ الاعتماد يرتبط بالتسجيل في المنظومة الضريبية والتكامل والإجراءات المطلوبة حسب نشاطك ودولتك.
فاتورة بيع داخل Easy Store
تسجل عملية البيع وتخصم الكمية من المخزن وتُحدّث حساب العميل والخزينة، ويمكن طباعتها أو حفظها ومراجعتها من التقارير.
فاتورة إلكترونية ضريبية
تحتاج إلى متطلبات ضريبية وهوية وبيانات إلزامية، وقد تحتاج إلى تكامل مع المنظومة الرسمية.
راجع دليل مصلحة الضرائب المصرية قبل اعتماد الإجراءما الذي أجهزه قبل عمل الفاتورة؟
1. بيانات المنشأة
الاسم، العنوان، الهاتف، والسجل أو الرقم الضريبي عند انطباقه.
2. بيانات العميل
الاسم، الهاتف، العنوان، والرقم الضريبي أو رقم التسجيل للعميل التجاري عند الحاجة.
3. بطاقات الأصناف
اسم واضح، كود أو باركود، وحدة القياس، السعر، الضريبة، والمخزن.
4. سياسة البيع
نقدي أم آجل، الخصم، موعد الاستحقاق، وشروط المرتجع.
5. الإعدادات الفنية والأمان
صلاحيات المستخدمين والطابعة ووسيلة إرسال الفاتورة، مع نسخة احتياطية منتظمة للبيانات.
نصيحة مهمة: لا تبدأ من شاشة الفاتورة بإدخال كل شيء يدويًا. إعداد دليل الأصناف والعملاء مرة واحدة يجعل إصدار الفاتورة أسرع ويقلل أخطاء الاسم والسعر والضريبة.
خطوات عمل فاتورة إلكترونية على برنامج Easy Store
1
افتح شاشة المبيعات
سجّل الدخول بالحساب المسموح له بإصدار فواتير، ثم اختر المبيعات أو فاتورة بيع. تأكد من الفرع والمخزن والتاريخ قبل إضافة أي صنف.
2
اختر العميل
حدد عميلًا موجودًا أو أنشئ بطاقة جديدة. اختيار العميل مهم في البيع الآجل لأنه يربط الفاتورة برصيده وتظهر لاحقًا في كشف حسابه.
3
أضف الأصناف والكميات
ابحث بالاسم أو الكود أو امسح الباركود، ثم راجع الوحدة والسعر والكمية. سيعرض البرنامج الإجمالي ويحدّث المخزون وفق إعدادات الصنف.
4
راجع الخصم والضريبة
أدخل الخصم إن وُجد، وتأكد من نوع الضريبة ونسبتها وطريقة احتسابها. لا تستخدم نسبة ثابتة لكل الأنشطة دون مراجعة المحاسب أو التعليمات الرسمية.
5
حدد طريقة السداد
اختر نقدي أو بطاقة أو تحويل أو آجل، وسجل المدفوع والمتبقي. في الفاتورة الآجلة تأكد من تاريخ الاستحقاق وحد الائتمان إن كان مفعّلًا.
6
احفظ وأرسل أو اطبع
راجع المعاينة ثم احفظ الفاتورة برقمها. أرسل نسخة رقمية للعميل أو اطبعها، ولا تعدّل الفاتورة بعد اعتمادها إلا بإجراء مرتجع أو إشعار خصم/إضافة وفق سياسة النشاط.
مراجعة الفاتورة قبل الاعتماد: قائمة فحص سريعة
| البند | ما الذي أراجعه؟ |
|---|---|
| العميل | الاسم والبيانات الضريبية وطريقة السداد |
| الأصناف | الكود، الوحدة، الكمية، السعر، والمخزن |
| القيم | الخصم، الضريبة، الإجمالي، والمدفوع والمتبقي |
| المستند | التاريخ، رقم الفاتورة، الفرع، واسم المستخدم |
أخطاء شائعة عند إصدار الفاتورة الإلكترونية
اعتبار الفاتورة المطبوعة إلكترونية تلقائيًا
افصل بين مستند البيع الداخلي ومتطلبات الفوترة الضريبية.
بيع صنف من مخزن خاطئ
راجع الفرع والمخزن قبل الحفظ حتى لا يظهر رصيد غير صحيح.
تسجيل الآجل كنقدي
هذا يسبب فرقًا في الخزينة ويخفي المبلغ المستحق على العميل.
تعديل السعر بدل تسجيل الخصم
استخدم خانة الخصم لتظل تقارير الربحية واضحة.
إلغاء الفاتورة بالحذف
استخدم المرتجع أو الإشعار المناسب للحفاظ على تسلسل المستندات.
ولفهم الصورة الأكبر، يمكنك قراءة دليل الفاتورة الإلكترونية، ومعه طريقة استخدام النظام المحاسبي في المحل و دليل التحكم في المخزون.
عايز تبدأ فواتيرك بشكل منظم؟
تواصل مع فريق Pioneers Solutions لمعرفة النسخة المناسبة من Easy Store وتجهيز إعدادات الفواتير والمخازن والعملاء لنشاطك.
أسئلة شائعة عن الفاتورة الإلكترونية
هل يمكن إصدار فاتورة لعميل نقدي؟
نعم، مع تسجيل بيانات العميل المطلوبة حسب نوع الفاتورة وطبيعة النشاط، ثم اختيار طريقة السداد النقدية.
هل الفاتورة الآجلة تُحدّث حساب العميل؟
نعم، عند اختيار عميل مسجل وتحديد السداد الآجل يظهر المبلغ في كشف الحساب والتقارير المستحقة.
ماذا أفعل إذا حدث خطأ بعد حفظ الفاتورة؟
لا تحذف المستند عشوائيًا؛ راجع صلاحياتك وسياسة النشاط، واستخدم المرتجع أو الإشعار المناسب ثم أصدر فاتورة صحيحة.
اترك تعليقك