إذا كنت موزع، وكيل، صاحب شركة توكيلات تجارية أو تتبع نظام البيع بالجملة لإحدى المصانع أو الشركات الكبيرة فمن المؤكد أنك تقوم ببيع البضاعة مقابل الحصول على عمولة من الشركة عند البيع، ولكن تتحمل الشركة المصاريف الأخرى وهذا حسب شروط العقد، ولكن ملكية البضاعة تظل ملك للشركة وليست للوكيل او الموزع حتى يقوم الوكيل ببيعها الى المستهلك أو الطرف الأخر ولكن هل العملية تتم فى الواقع العملى بهذا الشكل السلس ؟، الإجابة تتمثل في أن الهدف الرئيسي من تلك الشركات الخاصة بالتوكيلات التجارية أو البيع عن طريق الجملة هي أن المصنع أو الشركة عندما يريد فتح سوق فى منطقة معينة ولكن ليست لديه الإمكانية من حيث قراءة السوق في المنطقة وايضا توافر الإمكانيات البشرية والمادية فأنه يلجأ إلى تلك الفكرة وهي الوكيل مع تحمل الشركة بعض المصاريف حسب نظام التعاقد وهذا ينتج عنه الإختلاف في حسابات التوكيلات التجارية عن حسابات الأنشطة الأخرى وذلك لأن البضاعة لامباعة من خلال الوكيل ليست مملوكه له ولا يشتريها ولكن يأخذ فقط العمولة عند بيعها وفيما يلى سيتم عرض كيفية التعامل مع حسابات تلك الأنشطة من خلال البرامج المحاسبية وأيضاً مميزات برنامج حسابات التوكيلات التجارية والبيع بالجملة Easy Store .
مهام التوكيلات التجارية وتجارة الجملة كنشاط تجاري
يعتبر الموزع أو تاجر الجملة هو حلقة الوصل بين المستهلك أو تاجر التجزئة والمصنع أو الشركة ويتمثل دور الموزع أو الوكيل في الأصول الرئيسية وتمثل قوة شركته ومبيعاته والتي تعتبر الأساس الذي ينى عليه الحسابات كاملة وتتمثل في:
- توفير وسائل المواصلات والتخزين المناسب.
- التغليف والتفريغ
- التمويل
- التسويق
- المبيعات سواء عن طريق المبيعات شخصية او بوضع المنتج في متاجرهم
كيفية التعامل مع حسابات التوكيلات وتجارة الجملة
يجب مراعاة عدة عناصر أساسية عند التعامل مع حسابات الوكيل ، الموزع أو تاجر الجملة منها :
- التعامل مع تسجيل الأصناف الحقيقية داخل النشاط سواء المملوكة أو الأصناف المأخوذ عنها عمولة فقط
- التعامل مع الأصناف الخدمية أو المصروفات التي تخدم هذا النشاط والمذكورة مسبقاً في المقالة
- ربط الأصناف الموجودة بالموردين
- الخصومات والعمولات التي تتم على عمليات البيع والشراء
- أرباح كل صنف على حده وربطه بشركة أو مورد معين
- مراعاة الوحدات الرئيسية والوحدات الفرعية في الأصناف وخصوصاً في تجارة الجملة
مميزات برنامج إدارة حسابات التوكيلات التجارية وتجارة الجملة
برنامج إدارة الحسابات Easy Store يعد من أقوى البرامج المحاسبية في الوطن العربي، لأنه يتمتع بالكثير من المميزات التي تخدم معظم الأنشطة التجارية والشركات كشركات التوكيلات التجارية والموزعين وتجار الجملة وفيما يلى سنعرض عليكم اهم المميزات التي يوفرها البرنامج لتلك الأنشطة مرتبة حسب تواجدها داخل البرنامج:
- البيع بأكثر من طريقة
- المخازن وتسجيلها
- الشركات أو الموردين والأصناف التابعة لهم وتعديل أسعار الشركات
- الانواع والمقاسات والألوان والوحدات
- إضافة وتسجيل بيانات العملاء وإستحقاقتهم
- المندوبين وفواتير المبيعات
- إذن تحميل سيارة/حجز
- تحويل من مخزن لأخر
- جرد المخازن
- إشعارات خصم أو إضافة لمورد
- اهم التقارير لادارة أنشطة الوكلاء والموزعين وتجار الجملة
البيع بأكثر من طريقة
بتبيع نقدى ، أجل أو تقسيط ؟
برنامج محاسبة Easy Store متاح فيه تنظيم لأكتر من طريقة بيع سواء كان نقدى هيسجلك كل الفواتير والتقسيط هتقدر انك تعمل فواتير التقسيط للعملاء تحدد قيمة كل قسط ومواعيد السداد الخاص بكل قسط
كمان تقدر تبيع جملة أو قطاعي وأسعار مختلفة ( الشراء - البيع - الجملة - النصف جملة ..... )
المخازن وتسجيلها
يمكنك من خلال هذه الخاصية تسجيل جميع التفاصيل الخاصة بكل مخزن، عن طريق إضافة جميع المخازن الجديدة حيث تقوم بإدخال كلاً من :
إسم المخزن، إسم المسئول عن المخزن، رقم الهاتف، عنوان المخزن وإيضا يمكنك إضافة مخزن لمستخدم.
الشركات أو الموردين والأصناف التابعة لهم وتعديل أسعار الشركات
يمكنك من خلال برنامج إدارة الحسابات الخاصة بالتوكيلات التجارية وتجارة الجملة تسجيل كل تفاصيل الأصناف الجديدة ك ( كود الصنف - الإسم - إسم الشركة - الوحدة الرئيسية - اللون - المقاس - النوع - سعر البيع - سعر الجملة - الحد الأقصى للكمية - الحد الأدنى - أقصى نسبة خصم - أقصى كمية بيع - سعر الشراء )
ويمكنك أيضاً من خلال شاشة الأصناف تعديل أسعار أي صنف في المخزن ويمكن عرض الاصناف وتعديل كافة أسعار الاصناف بشكل اسرع.
الانواع والمقاسات والألوان والوحدات
يمكنك برنامج ايزي ستور أيضاً من اضافة الأصناف بمقاس واحد وألوان مختلفة او العكس، و اضافة الوحدات الفرعية للصنف الواحد ويتم تحديد الوحدة الرئيسية والفرعية للصنف بمعنى تحديد عدد القطع داخل العلبة او تحديد عدد العلب داخل الكرتونة.
إضافة وتسجيل بيانات العملاء وإستحقاقتهم
يمكنك تسجيل كافة بيانات العملاء الخاصيين بك من خلال تسجيل كلاً من ( الاسم – العنوان – الهاتف – الموبايل ......... " وتستطيع أيضاً تقسيم العملاء لمجموعات وذلك :
- لسهولة التقارير
- استدعاء تلك البيانات فى الفواتير
- متابعة حسابات العملاء وكافة التقارير الخاصة بهم
وأيضاً برنامج حسابات التوكيلات وتجارة العملاء Easy Store يمكنك من متابعة حسابات العملاء وتخزين بيانات حسابات العملاء ما باقى عليه و ما قمية المدفوع و يتم تخزينة برقم الإيصال.
المندوبين والفواتير
المندوبين وبياناتهم من ( النسبة الخاصة بكل مورد - المستهدف المطلوب منهم ) حتى يسهل التواصل و جمع تقاريرهم، وأيضاً كل ما يخص الفواتير سواء فواتير البيع أو الشراء، يمكنك تسجيل الفواتير بسهولة فقط اختر العميل أو المورد والاصناف والكميات والمدوفوع ويتم تحديث البيانات داخل البرنامج وأيضاً طباعة الفاتورة فوراً كما يمكنك طباعة اذن صرف للاصناف أو وضع بعض أصناف الفاتورة تحت التسليم ان كانت غير متاحة بالمخزن.
إذن تحميل سيارة/حجز
كما ذكرنا في أول المقالة أن من اهم الوسائل والمهام التي تسهل على الموزع أو الوكيل أو تاجر الجملة هي إمتلاكه لوسائل النقل لنقل البضائع لذا أنت تحتاج الى هذه الخاصية وهي تحميل بضاعة فى سيارة حيث تستخدم هذه الخاصية 'اذن تحميل سيارة' عن طريق إضافة كافة البيانات ويتم تسجيل العربيات الموجودة كمخازن فى البرنامج ويتم اضافة الاصناف وطباعة الاذن سيتم تحميل السيارة به ويتم التحويل للمخزن أو العميل الهدف.
تحويل من مخزن لأخر
يمكنك Easy Store من تحويل الاصناف بين المخازن وذلك لتحويل كمية من اصناف معينة من مخزن إللى مخزن أخر و تخزين كافة البيانات عن هذا الصنف
جرد المخازن
يقوم Easy Store على تسهيل عمليات الجرد داخل المخازن بسهولة ويسر وذلك لمعرفة السلع فى المخازن والكميات المتبقية و التى تظهر كافة البيانات الناتجة عن عملية الجرد وهذا يساعدك لإدارة مشروعك أو نشاطك سواء كنت وكيل، موزع أو تاجر جملة ومهما كان تخخص التوكيل أو التوزيع من ( مواد غذائية – ملابس – مستحضرات تجميل وغيرها ....)
إشعارات خصم أو إضافة لمورد أو عميل
أهم المميزات التي يوفرها برنامج Easy Store لأنشطة الموزعين والوكلاء وتجار الجملة هي إشعارات الخصم والإضافة سواء لمورد أو لعميل معين من خلال قائمة المبيعات داخل البرنامج وذلك الأستخدم لتحديد قيم الخصم المكتسب و البونص والاضافات المحددة على حسابات العميل أو المورد
أهم التقارير لإدارة أنشطة الوكلاء والموزعين وتجار الجملة
يشمل برنامج Easy Store على أكثر من 250 تقرير يخدم جميع الأنشطة ولكن من التقارير المهمة لأنشطة التوكيلات التجارية وتجارة الجملة هي:
- تقارير حركة المبيعات
- تقارير حركة المشتريات
- تقارير العملاء
- تقارير الموردين
- تقارير حركة النقدية
- تقارير جرد المخازن
- تقارير الحسابات
- تقارير حركة مستخدم
- تقارير خصم وإضافة لعميل
- تقارير خصم وإضافة لمورد
