الصلاحيات هي قواعد تحدد ما يستطيع كل مستخدم رؤيته أو تنفيذه داخل النظام، مثل تسجيل فاتورة بيع، تعديل سعر، اعتماد خصم، إلغاء فاتورة، تسوية مخزون أو الاطلاع على ربحية فرع آخر.
الإجابة السريعة:
أنشئ مستخدمًا مستقلًا لكل موظف، اربطه بفرعه ووظيفته، امنحه أقل صلاحية تكفي للعمل، واجعل العمليات الحساسة تحتاج موافقة أو تظهر في سجل حركة قابل للمراجعة.
الحساب المشترك بين الموظفين يجعل معرفة المسؤول عن الخصم أو الإلغاء أو التسوية شبه مستحيلة، لذلك تكون الحسابات الفردية أساس الرقابة.
توزيع الصلاحيات حسب دور الموظف
الدور
الصلاحيات الأساسية
ما يفضل تقييده
الكاشير
البحث عن الأصناف وإنشاء البيع وطباعة الفاتورة.
تعديل السعر والإلغاء والتسوية.
مدير الفرع
اعتماد الخصومات والمرتجعات ومراجعة الخزينة.
تغيير إعدادات النظام أو حذف السجلات.
أمين المخزن
الاستلام والتحويل والجرد وتسجيل الهالك.
أسعار البيع وتقارير الأرباح.
المحاسب
المصروفات والخزائن وكشوف الحساب والتقارير.
حذف فاتورة دون مسار اعتماد.
مدير النظام
إدارة المستخدمين والإعدادات والنسخ الاحتياطي.
يستخدم حسابه في البيع اليومي.
عمليات يجب ألا تكون مفتوحة للجميع
تعديل الأسعار
اجعل تغيير سعر البيع في يد المدير أو من خلال اعتماد واضح حتى لا تختفي الأرباح بسبب إدخال خاطئ.
الخصومات
حدد نسبة أو قيمة قصوى للكاشير، واجعل الخصم الأكبر يحتاج موافقة مدير الفرع.
المرتجعات والإلغاء
اربط المرتجع بالفاتورة الأصلية، وسجل سبب الإلغاء واسم المعتمد بدل حذف العملية بلا أثر.
تسوية المخزون
لا تسمح بتعديل الرصيد مباشرة إلا بعد جرد أو محضر يوضح السبب والمسؤول.
ماذا تراجع في سجل حركة المستخدم؟
المراجعة لا تعني الشك في كل موظف؛ بل تعني اكتشاف الاستثناءات مبكرًا. خصص مراجعة يومية مختصرة وأخرى أسبوعية أعمق، وابحث عن:
خصومات أعلى من المعتاد أو خارج سياسة الفرع.
مرتجعات متكررة من نفس المستخدم أو على أصناف بعينها.
اترك تعليقك