إدارة المخازن تعتبر من أهم العمليات التي تقوم بها الشركات لضمان التدفق السلس للمنتجات والمواد الخام، حيث تؤثر بشكل مباشر على العمليات التشغيلية والإنتاجية. استخدام برنامج ERP في إدارة المخازن يعد خطوة استراتيجية لتبسيط العمليات وتحقيق كفاءة أكبر.
ما هو برنامج ERP؟
ERP أو تخطيط موارد المؤسسة هو نظام معلوماتي يدمج جميع وظائف العمل في نظام واحد شامل. يمكن من خلاله إدارة المخزون، والمبيعات والمشتريات و الموارد البشرية، المالية، وغيرها من الوظائف الأساسية في المؤسسة.
أهمية إدارة المخازن في برنامج ERP
إدارة المخازن جزء حيوي من عمليات سلسلة التوريد، وتساهم بشكل كبير في تقليل التكاليف وتحسين خدمة العملاء. استخدام برنامج ERP لإدارة المخازن يساعد في:
- تحسين التخزين والتوزيع: يوفر معلومات دقيقة عن مواقع المنتجات ومستويات المخزون.
- تقليل التكاليف: يقلل من الفاقد ويحسن التخطيط.
- زيادة الكفاءة: يتيح تتبع المنتجات في الوقت الفعلي.
- تحسين خدمة العملاء: يضمن توفر المنتجات المطلوبة دون تأخير.
خصائص إدارة المخازن في برنامج ERP
1. التكامل الكامل مع العمليات الأخرى
برنامج ERP يتيح التكامل بين إدارة المخازن وباقي العمليات، مثل المبيعات، المشتريات، والإنتاج. هذا التكامل يسهم في تقليل الازدواجية وزيادة الكفاءة.
2. التتبع الدقيق للمنتجات
يمكن عبر برنامج ERP تتبع المنتجات من لحظة دخولها للمخزن حتى خروجها، مما يتيح للشركات معرفة حركة المنتجات بشكل دقيق.
3. إدارة متعددة المخازن
إذا كانت الشركة تدير عدة مخازن، فإن برنامج ERP يسهل إدارة المخزون عبر تلك المخازن بشكل متكامل ودقيق.
4. تحسين عمليات الجرد
يتيح برنامج ERP عمليات جرد سريعة ودقيقة بفضل قدرته على التحديث الفوري للمخزون بمجرد تسجيل أي حركة داخل المخزن.
كيفية اختيار برنامج ERP لإدارة المخازن
1. تحديد احتياجات الشركة
قبل اختيار برنامج ERP، يجب تحديد احتياجات الشركة من حيث إدارة المخزون، مثل حجم المخزون وعدد المخازن وعمليات الجرد المطلوبة.
2. الميزانية المتاحة
تحديد الميزانية المتاحة للشركة يساعد في اختيار البرنامج المناسب الذي يوفر الإمكانيات المطلوبة دون تجاوز الميزانية.
3. سهولة الاستخدام والتدريب
يجب اختيار برنامج ERP سهل الاستخدام ويتيح التدريب المناسب للموظفين لضمان استفادة كاملة من جميع إمكانياته.
4. الدعم الفني
اختيار برنامج يوفر دعم فني مستمر يعتبر من العوامل الهامة لضمان التعامل مع أي مشكلات تقنية قد تظهر أثناء استخدام البرنامج.
فوائد استخدام برنامج ERP في إدارة المخازن
1. تقليل الأخطاء البشرية
برنامج ERP يساعد في تقليل الأخطاء البشرية التي قد تحدث أثناء عمليات الجرد أو تتبع المخزون.
2. تحسين دقة البيانات
يتيح برنامج ERP تسجيل البيانات بشكل دقيق وفوري مما يعزز دقة المعلومات المتعلقة بالمخزون.
3. تحسين التخطيط الاستراتيجي
من خلال تقديم تقارير دقيقة وشاملة، يساعد برنامج ERP في تحسين التخطيط الاستراتيجي لإدارة المخازن.
4. زيادة رضا العملاء
من خلال تحسين دقة المخزون وتقليل التأخير، يساهم برنامج ERP في زيادة رضا العملاء وتلبية احتياجاتهم بشكل أفضل.
أفضل ممارسات إدارة المخازن باستخدام برنامج ERP
1. تحديث البيانات بشكل منتظم
لضمان دقة المعلومات، يجب تحديث بيانات المخزون بشكل منتظم في برنامج ERP.
2. التدريب المستمر للموظفين
تدريب الموظفين بشكل مستمر على استخدام برنامج ERP يساعد في تحسين كفاءة الإدارة وتقليل الأخطاء.
3. مراجعة التقارير الدورية
مراجعة التقارير التي يوفرها برنامج ERP بشكل دوري يساعد في اكتشاف أي مشكلات في إدارة المخزون ومعالجتها بسرعة.
4. تحسين عملية التنبؤ بالطلب
استخدام برنامج ERP لتحليل البيانات السابقة والتنبؤ بالطلب يساعد في تحسين عملية الشراء وتقليل الفاقد.
موديول المخازن
يقوم موديول المخازن بمراقبة جميع الأصناف الخاصة بالمنشأه وحركتها ويعتبر من أهم عناصر نجاح المنشأت كما انه يدعم الدورة المستندية للمخازن مع ربطها مع باقى الأقسام ( المبيعات – المشتريات ).
أهم مميزاته :
1) اضافة عدد لانهائى من المخازن داخل البرنامج .
2) الشركات المصنعة حيث يتم تخزين بيانات الشركات المصنعة التى يتم التعامل معها لتوريد الأصناف والخامات والخدمات المختلفة .
3) يمكن إضافة الصنف و إدخال البيانات الأساسية و السمات الخاصة بالتعامل والتداول على كل صنف حيث يتم إضافة مجموعات الأصناف في شكل شجرى مع تفرع لا نهائي لسهولة فرز وتسجيل الأصناف .
4) إمكانية إختيار وحدة التعامل بالصنف (قطعة – لتر - كجم ... الخ ) من بين الوحدات المسجلة عالميا للاصناف و المعترف بها من قبل المنظمات العالمية للتعامل بها .
5) تعريف قوائم الأسعار وربطها بالوحدات الخاصة بها حيث يمكن إضافة عدد لانهائى من قوائم الأسعار مع تحديد سعر خاص لكل وحدة من وحدات الصنف بنسبة من سعر الشراء أو بقيمة ثابتة مع إمكانية تغييرها على مستوى مجموعة من الأصناف .
6) يمكن التعامل مع الصنف بأكثر من سياسة للمخزون ( الوارد أولا يصرف أولا – الوارد أخيرا يصرف أولا – المتوسط ) مع إضافة تكويد للاصناف و سحبه تلقائيا بالسيريال داخل المخزن .
7) رصيد أول مدة أصناف يتم من خلالها إضافة رصيد الأصناف الابتدائى لكل صنف حيث يتم إضافة الموردين والشركات المصنعة للصنف مع إضافة السيريلات الخاصة بالأصناف فى حالة الحاجة مع إمكانية التعامل على الصنف بتاريخ الصلاحية .
8) التعامل مع الأصناف التي لها حجم (طول – عرض – ارتفاع ) مثل الاقمشة والأخشاب كما يمكن التعامل برقم القطعة او رقم الباتش على مستوى الصنف .
9) تعريف اكثر من كود للأصناف وتعريف الاكواد الخاصة بالصنف بما يتوافق مع تكويد الفاتورة الالكترونية .
10) يدعم البرنامج التحويل بين المخازن سواء التحويل المباشر أو عن طريق طلبات التحويل .
11) يدعم البرنامج الدورة المستندية للمخازن مع ربطها مع باقى الأقسام ( المبيعات – المشتريات ) يمكن عمل إذن صرف ثم فاتورة أو استدعاء الفاتورة داخل اذن الصرف وصرف الفاتورة على أجزاء .
12) إمكانية إضافة الضرائب المطبقة على كل صنف واستدعائها تلقائيا داخل الفواتير .
ويشمل مديول المخازن
إليك شرحًا مختصرًا لكل عنصر في قائمة إدارة المخازن:
- عناصر الأصناف: إدارة تفاصيل الأصناف، مثل الأسعار والكميات والمواصفات
عناصر الأصناف في نظام إدارة الموارد المؤسسية (ERP) تشكل جزءًا أساسيًا من إدارة المخزون وتحديد التفاصيل الدقيقة لكل منتج أو مادة. إليك شرحًا لكل عنصر:
- الشركات المصنعة: تشير إلى الجهات التي تقوم بإنتاج أو تصنيع الأصناف. يتم تسجيل معلومات الشركات المصنعة داخل النظام لتتبع المنتجات التي تم إنتاجها بواسطة شركة معينة، مما يساعد في تحسين إدارة الموردين وضمان الجودة.
- المقاسات: تمثل الأحجام المختلفة التي قد يتوفر بها الصنف. سواء كان ذلك ملابس أو مواد خام أو أي منتج آخر، تحديد المقاسات يساعد في تنظيم المخزون وتلبية احتياجات العملاء بدقة.
- الألوان: تشير إلى الألوان المختلفة التي يتوفر بها الصنف. إدارة الألوان مهمة جدًا في الصناعات التي تعتمد على الألوان مثل الملابس والأثاث، حيث يمكن تتبع الأصناف بحسب اللون لضمان توفر الخيارات المطلوبة.
- التصنيفات: تشير إلى تقسيم الأصناف إلى فئات أو مجموعات بناءً على خصائص معينة. التصنيفات تسهل عملية البحث، التصفية، وإدارة المخزون وفقًا لخصائص معينة مثل الفئة العمرية، النوع، أو الاستخدام.
- موديلات الأصناف: تمثل النماذج أو الإصدارات المختلفة للصنف الواحد. على سبيل المثال، في صناعة السيارات، قد يكون لنفس السيارة موديلات مختلفة بتعديلات طفيفة في المواصفات.
- درجات جودة الأصناف: تشير إلى مستويات الجودة التي يتم تصنيف الأصناف بها. تحديد درجة الجودة يساعد في تقييم الأداء، التسعير، وتحديد الفئات المستهدفة لكل صنف.
- مواصفات الأصناف: تتضمن كافة الخصائص الفنية والتفصيلية التي تميز الصنف، مثل المواد المستخدمة في التصنيع، الأبعاد، الوزن، وغيرها من التفاصيل التي يمكن أن تؤثر على قرار الشراء.
- أنواع الأصناف: تصنف الأصناف بناءً على أنواعها المختلفة، مثل المواد الخام، المنتجات الجاهزة، أو المنتجات شبه الجاهزة. تصنيف الأصناف بحسب النوع يسهل عملية إدارة المخزون وتصنيف المنتجات بشكل أكثر دقة.
- تجميع الأصناف: إنشاء مجموعات من الأصناف لبيعها كحزمة واحدة أو لمتابعة حركة مجموعة معينة.
- مجموعة الأصناف: هي عملية إنشاء صنف مركب يتكون من عدة أصناف فرعية. في المحاسبة، تُسجل تكاليف الأصناف الفرعية ضمن تكلفة الصنف المركب، مما يساعد في تحديد سعر البيع النهائي وتقييم المخزون بدقة.
- تجميع كمية من صنف: يتم دمج عدة وحدات من صنف واحد لتكوين منتج نهائي أو نصف نهائي. محاسبيا، يُحسب هذا التجميع من خلال تحويل تكلفة الوحدات المفردة إلى تكلفة الوحدة الجديدة، مع تحديث قيمة المخزون.
- تفكيك كمية من صنف: هي عملية تقسيم صنف مركب إلى مكوناته الأساسية. في المحاسبة، يتم إعادة توزيع تكلفة الصنف المركب على مكوناته، مما يؤثر على تقييم المخزون وتكلفة المبيعات.
- السيراميك: قسم مخصص لإدارة قائمة السيراميك في نظام ERP هي قائمة تحتوي على عدة عناصر مرتبطة بإدارة مخزون السيراميك والمحاسبة المتعلقة بها. إليك شرحًا مختصرًا لكل عنصر:
- أصناف السيراميك:
يشير إلى جميع أنواع السيراميك الموجودة في المخزون. يتم تسجيل كل صنف مع تفاصيله مثل الكود والوصف والسعر.
- أصناف السيراميك مجمعة:
مجموعة من أصناف السيراميك التي يتم بيعها أو استخدامها معًا كحزمة واحدة . يتم التعامل معها كمنتج واحد في النظام المحاسبي. زى مجموعة من الخلاطات - مجموعة البانيوهات - مجموعة احواض وحلل )
- اسعار شراء اللست :
قائمة تحتوي على أسعار شراء السيراميك بالجملة من الموردين. تستخدم لتحديد تكاليف المخزون وتحليل الجدوى الاقتصادية.
- حجوزات الإضافات:
خصومات تمنح على الأسعار الأساسية عند شراء كميات كبيرة أو عند وجود عروض ترويجية. تؤثر هذه الخصومات على تكلفة الشراء الفعلية.
- استعلامات:
أدوات وتقارير تتيح للمستخدمين استعراض وتحليل معلومات المخزون، المبيعات، والتوريد المتعلقة بأصناف السيراميك(أحواض وحلل - بانيوهات - خلاطات - أخرى - صينى ).
- تجميع أصناف السيراميك:
عملية محاسبية يتم فيها دمج عدة أصناف من السيراميك لإنشاء منتج جديد أو مجموعة جديدة. يتم التعامل معها كمخزون جديد برقم وتفاصيل جديدة.
- تفكيك أصناف السيراميك:
عكس عملية التجميع، حيث يتم تفكيك مجموعة أو حزمة سيراميك إلى الأصناف الفردية المكونة لها. يتم تحديث المخزون والقيود المحاسبية بناء على هذه العملية.
- لستات السيراميك:
قوائم تحتوي على الأسعار المحددة لأصناف السيراميك، تُستخدم لتوحيد الأسعار وتسهيل عملية الفوترة.
- خصومات لست الأسعار:
تشير إلى الخصومات الممنوحة التى تطبق على لست أسعار تشمل مجموعة من أصناف السيراميك معينة . يتم تسجيلها ومراقبتها محاسبيا لضمان أن الخصومات تنعكس بشكل صحيح على الأرباح والخسائر وهذه اللست فقط .
- تعديل تصنيفات الأصناف:
عملية محاسبية تتضمن تعديل أو إعادة تصنيف أصناف السيراميك ضمن فئات أو مجموعات مختلفة لتسهيل إدارة المخزون وتحليل المبيعات.
- إتفاقات السيراميك:
عقود أو اتفاقيات يتم التوصل إليها مع الموردين أو العملاء فيما يتعلق بأسعار أو كميات السيراميك. يتم تسجيل هذه الاتفاقات محاسبيًا لضمان الالتزام بها وتحليلها عند الحاجة.
- المخازن: إدارة معلومات المخازن المختلفة، مثل المواقع والكميات المتاحة.
- عروض الأصناف: إدارة العروض الخاصة بالأصناف، مثل التخفيضات أو العروض الترويجية.
- الوحدات: تحديد الوحدات القياسية للأصناف (مثل الكيلوغرام، القطعة) وضبطها في النظام.
- مجموعات الأصناف: تصنيف الأصناف في مجموعات لسهولة الإدارة والتحليل.
- الأصناف: إدارة قائمة كاملة بجميع الأصناف المتاحة في النظام، تشمل تفاصيلها الأساسية.
- رصيد أول مدة أصناف: تحديد الرصيد الافتتاحي للأصناف في بداية فترة مالية جديدة.
- إذن إضافة مخزني: إضافة كميات جديدة من الأصناف إلى المخزون.
- إذن صرف مخزني: صرف كميات من الأصناف من المخزون لاستخدامها أو بيعها.
- طلب ارسال بضاعة داخلي: تقديم طلب لنقل بضاعة من مخزن إلى آخر داخل نفس الشركة.
- أمر توريد أصناف: إنشاء أوامر لتوريد أصناف جديدة من الموردين إلى المخازن.
- إذن صرف داخلي: توثيق صرف الأصناف داخل المؤسسة لأغراض داخلية غير البيع.
- قبول إضافة أصناف إلى مخزن: تأكيد استلام وإضافة أصناف جديدة إلى المخزن بعد التوريد.
- إذن إضافة داخلي: إضافة أصناف إلى المخزون من مصادر داخلية.
- تحويل مباشر بين المخازن: تنفيذ عمليات نقل الأصناف بين المخازن بشكل مباشر.
- خصومات الأصناف: إدارة وتطبيق خصومات على أسعار الأصناف.
- تعديل سعر شراء الأصناف: تحديث وتعديل أسعار الشراء للأصناف بناءً على التغيرات السوقية.
- تحديث أسعار قوائم السعر: تحديث قوائم الأسعار المعتمدة في النظام بناءً على التغييرات الجديدة.
- إضافة أصناف مجمعة: إدخال مجموعة من الأصناف دفعة واحدة إلى النظام.
- استيراد الأصناف: إدخال بيانات الأصناف من مصادر خارجية مثل ملفات Excel إلى النظام.
- حجز الأصناف: تخصيص أصناف معينة لطلبات محددة أو لعملاء معينين قبل صرفها.
- صرف أصناف محجوزة: تنفيذ عمليات صرف للأصناف التي تم حجزها مسبقًا.
- التسوية الجردية: تسوية الكميات الفعلية في المخزن مع السجلات الإلكترونية بعد عملية الجرد.
- طباعة باركود: طباعة أكواد بار كود للأصناف لاستخدامها في التتبع والفحص.
- محضر فحص: توثيق فحص الأصناف المستلمة وعددها وتأكيد جودتها ومطابقتها للمواصفات.
- طلب صرف العميل: تقديم طلب صرف أصناف لعميل معين.
- طلب صرف بدون عميل: تقديم طلب صرف أصناف لأغراض أخرى بدون ربطها بعميل معين غير موجود على البرنامج.
تقارير المخازن
تقارير المخازن العامة
1- تقرير جرد الاصناف تفصيلي حيث يتم عرض الصنف وكل العمليات المخزنية والحسابية التى تمت على الصنف المختار .
2- تقرير حركة صنف شاملة على مستوى الفروع
3- تقارير جرد الاصناف بالميزات الإضافية التي يتم تفعيلها فى الاصناف ( تاريخ الصلاحية -رقم القطعة – السيريال )
4- عمل جرد ل الأصناف بالحدود الموضوعة مسبقا للمخازن ( الحد الأقصى – الحد الأدنى – حد الطلب ) لتنبيه المستخدم بحالة الاضافة والسحب على المخازن بطريق يومية .
5- امكانية عمل جرد ب اكثر من خاصية حيث يمكن عمل فلتر ب (
الفرع – المخزن – الصنف – التاريخ من والى - .. الخ )
6- يمكن اضافة اى خاصية للمستخدم لعمل جرد به على مستوى المخازن والأصناف فى حالة الحاجة لها من تعديل التصميم الخاصة بالتقرير .
7- تقارير الاذون ( الاضافة- الصرف ) الاجمالى منها والتفصيلى
8- تقارير للأصناف النشطة و الأرباح المتوقعة لصنف
9- مقارنات خاصة لحسابات الأصناف الأكثر مبيعا .
10- مقارنات خاصة لحسابات الأصناف الأكثر ربحا
11- مقارنات خاصة لحسابات الأصناف الأكثر ركودا
12- معرفة اكثر الاصناف ركودا في المخزن بحساب الفرق بين البيع والشراء
13- تقارير الاصناف الخدمية والاسعار الخاص بها كما هو موضح فى الملف الملحق الخاص بالدورة المخزنية لبيان طبيعة الأصناف الخدمية .
